Secrétaire de direction

Vie Féminine asbl engage un-e:

Secrétaire de direction

Réf. 20230808_SEC-DIR3

Sous la direction de la secrétaire générale, vous l’assisterez ainsi que la présidente nationale, la secrétaire générale adjointe et des responsables de service sur un plan organisationnel et administratif. A ce titre, vous serez chargé-e d’organiser, de coordonner et de gérer une multitude d’informations nécessaires au fonctionnement du Mouvement, en collaboration avec celles-ci et avec des personnes-ressources, selon les dossiers.

Votre fonction :

• Vous préparez les réunions internes et externes : préparation des dossiers et des présentations, invitations, réservation de salles de réunion, suivis, etc. ;
• Vous participez à certaines réunions de travail afin d’assurer la rédaction des rapports et d’assurer des suivis spécifiques ;
• Vous gérez les priorités quotidiennes et les éventuels changements avec la diplomatie et la flexibilité nécessaire ;
• Vous préparez des communications au nom de la secrétaire générale et de la présidente nationale, et veillez à la bonne diffusion des informations ;
• Vous assumez les tâches courantes de secrétariat liées aux activités de la secrétaire générale, de la présidente nationale et de la secrétaire générale adjointe : accueil, classement et archivage, gestion du courrier, téléphone, rédaction de rapports de réunion, travaux de dactylographie, travaux de mise en page, etc.
• Selon les dossiers, vous êtes l’intermédiaire entre la secrétaire générale, la présidente nationale ou la secrétaire générale adjointe et leurs interlocuteurs. Vous assurer un relai et une communication de qualité entre les parties ;
• Vous garantissez la bonne tenue des dossiers spécifiques qui vous sont confiés : mise à jour des statuts, consolidation de dossiers de justification de subsides, suivi administratif des conseils d’entreprise, etc. ;
• Sur base de vos observations et des tâches que vous effectuez, vous proposez des outils et des procédures destinées à rendre l’organisation administrative plus optimale. A ce titre, vous pouvez être amenée à travailler en collaboration étroite avec la responsable Administration et investir certains projets avec le service Administration ;
• Vous apportez votre support en matière organisationnelle et administrative lors d’évènements nationaux organisés par le mouvement.

Votre profil :

• Vous témoignez d’une expérience réussie dans une fonction similaire ;
• Vous avez un réel intérêt pour le travail social et la démarche d’éducation permanente féministe, et êtes convaincu-e de la plus value que vous pouvez y apporter au travers votre fonction ;
• Votre capacité d’analyse et votre rigueur vous permettent de manier avec aisance une multitude d’informations, de déterminer et gérer les priorités, d’orienter correctement vos interlocuteurs et de proposer des réponses adéquates ;
• Vous disposez de sérieux atouts pour vous impliquer dans des projets d’organisation ;
• Vous utilisez couramment les programmes informatiques classiques (Word, Excel, Outlook) ;
• Vous disposez d’excellentes capacités rédactionnelles et d’une réelle aisance relationnelle ;
• Autonome, vous pouvez prendre des initiatives, anticiper et apprécier la charge de travail pour la planifier ;
• Vous agissez de manière intègre, diplomate et fiable, et respectez la confidentialité liée à votre fonction.

Conditions contractuelles :

• Contrat de remplacement
• Temps plein – horaire à convenir à l’engagement
• Entrée en fonction souhaitée : Dès que possible
• Barème 4.1. de la CP 329.02 – Fédération Wallonie-Bruxelles
• Lieu de travail : Schaerbeek

Intéressé-e ? Envoyez votre lettre de motivation et votre CV, au plus tard le 30 septembre 2023, à Vie Féminine asbl, Gestion des Ressources Humaines, rue de la Poste 111, à 1030 Bruxelles ou par mail jobs@viefeminine.be

Afin que votre candidature soit correctement prise en considération, mentionnez impérativement la référence de cette offre : 20230808_SEC-DIR3